Reunião sem registro vira discussão na semana seguinte: quem estava, o que ficou combinado, quem ficou de fazer o quê. Esta lista de presença para reunião junta as três respostas numa folha só. Em cima ficam os dados do encontro, no meio as assinaturas e embaixo a pauta e as decisões. O arquivo é um PDF de uma página, em A4 na vertical, feito para imprimir e passar pela mesa.
Ela foi pensada para reunião de equipe, de condomínio, de pais e mestres, de conselho ou de diretoria de associação. Se você só precisa de nome e assinatura, sem cargo e sem pauta, a lista de presença simples, com 18 linhas dá conta e cabe mais gente por folha.
O que tem na folha
- Cabeçalho da reunião: uma linha inteira para o assunto e, logo abaixo, campos para data, horário e local.
- Tabela de participantes: 14 linhas numeradas, com colunas para nome, cargo ou setor e assinatura.
- Pauta: três linhas numeradas para os temas que serão tratados.
- Decisões e responsáveis: um quadro de quatro linhas com colunas para a decisão, o responsável e o prazo.
- Folha ____ de ____: no canto superior direito, para numerar quando a reunião pede mais de uma página.
Antes, durante e depois da reunião
- Antes de começar, preencha assunto, data, horário e local e escreva os pontos da pauta. Quem chega já sabe o que será discutido.
- Deixe a folha circular logo no início, enquanto as pessoas se acomodam. Cada participante escreve o nome, o cargo ou setor e assina na mesma linha.
- Conforme os assuntos forem fechando, anote cada decisão no quadro de baixo, com o nome de quem vai cuidar dela e a data combinada.
- No fim, leia as decisões em voz alta para confirmar que todos entenderam a mesma coisa.
- Fotografe ou digitalize a folha e mande para o grupo. O papel original fica guardado com quem conduziu a reunião.
Quando a reunião tem mais de 14 pessoas
Imprima quantas cópias precisar e use o campo de folha para numerar: folha 1 de 2, folha 2 de 2. Preencha pauta e decisões só na primeira e deixe as outras apenas para as assinaturas. Grampeie tudo junto antes de arquivar.
Se a pauta tiver mais de três itens, agrupe os assuntos parecidos na mesma linha ou continue no verso. O mesmo vale para as decisões: o quadro tem quatro linhas, e o verso da folha fica livre para o que não couber.
Para acompanhar a frequência do mesmo grupo em várias datas, como num curso ou numa sala de aula, existe a lista de presença para turma, com colunas de data no lugar da assinatura. Os demais arquivos prontos para imprimir estão reunidos na página de modelos.